Personale & lavoro

• Vacanze & assenze è per tutti: richiedere vacanze, annunciare malattia o servizio, vedere i giorni rimasti.
• Rapporti di lavoro è per chi fa il lavoro: ore e materiale di un lavoro concluso, che il titolare trasforma in una fattura bexio.
• Personale è la panoramica del titolare, con le schede Oggi, Assenze, Salari e Selezione. I membri non la vedono.

Approvazioni e domande da tutte e tre le pagine arrivano in Serve Lei su Il mio lavoro, accanto a tutto ciò che La aspetta. Un link in Personale apre lì direttamente la voce.

In Vacanze & assenze ogni persona vede i giorni di vacanza rimasti per quest'anno, le proprie richieste e i propri annunci, e chi del team è assente nelle prossime settimane.

• Richiedere vacanze invia una richiesta per un periodo, se serve con una mezza giornata all'inizio o alla fine. Altro congedo pagato (trasloco, matrimonio, funerale) si richiede allo stesso modo, con un breve motivo, e non conta sul saldo vacanze.
• Annunciare un'assenza registra malattia, infortunio, servizio militare, protezione civile, servizio civile, congedo di maternità o congedo dell'altro genitore. Un annuncio non richiede approvazione e contiene solo il tipo e le date, mai una diagnosi.
• Una richiesta in sospeso o un annuncio sbagliato si può ritirare. Quando il titolare ha deciso, un avviso mostra la risposta, e parte un'e-mail se il Suo spazio di lavoro invia e-mail.

I fine settimana e i giorni festivi del cantone della Sua azienda non contano: i giorni mostrati sono giorni lavorativi. I colleghi vedono l'assenza di un'altra persona solo come Assente, mai il motivo, le richieste o il saldo.

Una richiesta di vacanze compare in Serve Lei con le date, i giorni lavorativi, chi altro è assente in quel periodo e il saldo dopo l'approvazione. Scelga Approvare o Respingere, con una nota facoltativa per la persona.

In Personale → Assenze il titolare vede il mese a colpo d'occhio (le sovrapposizioni sono segnate), ciò che è stato annunciato nelle ultime due settimane e un saldo per persona: diritto, godute, pianificate, richieste e rimaste. Lì il titolare fissa il diritto alle vacanze e il riporto di ciascuno, registra vacanze per qualcuno o annulla un'assenza approvata.

• Finché non è fissato alcun diritto, Entumo mostra il minimo legale (4 settimane a tempo pieno, 5 settimane fino all'età di 20 anni) e lascia aperti i giorni rimasti invece di indovinare.
• Un'entrata o un'uscita durante l'anno riduce il diritto pro rata.
• Da settembre un promemoria segnala quando qualcuno non ha ancora avuto due settimane di fila libere quest'anno. È un promemoria, mai un rifiuto.
• Un annuncio d'infortunio aggiunge un compito: notificarlo alla Sua assicurazione infortuni. Servizio militare, protezione civile, servizio civile, congedo di maternità e di paternità aggiungono un compito: inviare il modulo IPG alla Sua cassa di compensazione. Entumo non notifica né l'uno né l'altro.

Il salario in caso di malattia non viene calcolato.

Personale → Salari mostra su cosa lavorano i Suoi collaboratori quando preparano un conteggio dei salari:

1. Il Suo software salari. Con bexio o KLARA collegato si usano i salari che già tiene lì, senza mai duplicarli. Senza app, ogni conteggio salariale è calcolato secondo la legge svizzera.
2. Le aliquote salariali svizzere. AVS/AI/IPG, AD, LAINF e LPP sono integrate per anno. Un anno non ancora integrato viene rifiutato invece che stimato.
3. Le Sue aliquote. Assicurazione infortuni, indennità giornaliera di malattia, cassa assegni familiari, cassa pensione e imposta alla fonte vengono dal Suo assicuratore, dalla Sua cassa e dal Suo cantone. Un'aliquota che non ha indicato resta aperta, mai zero.
4. Le routine mensili. Per impostazione predefinita le note spese sono controllate il 18, i salari preparati il 20 e le registrazioni di tempo mancanti sollecitate il 25. Configurare aggiunge una routine che non ha ancora.
5. Ciò che resta a Lei. Pagare i salari, annunciare le persone alle casse e inviare i conteggi. Entumo prepara le cifre e non paga mai salari né presenta dichiarazioni al Suo posto.

Oggi mostra i passi dei salari di questo mese e ogni approvazione legata al personale che La aspetta, dalla più vecchia.

Personale → Selezione mostra dove arrivano le candidature (una casella di posta o uno strumento di selezione collegati), quale collaboratore risponde e quante lettere ai candidati La aspettano.

Ogni candidatura è riassunta rispetto ai requisiti del Suo annuncio: soddisfatto, non comprovato o non chiaro. Non c'è punteggio, classifica o raccomandazione, e età, origine, salute o famiglia non vengono usate. Lei sceglie per ogni persona invitare, mettere in attesa o rifiutare, e ogni lettera a un candidato attende la Sua approvazione, qualunque fiducia abbia concesso altrove. Quando un posto è occupato, Entumo Le ricorda quali dossier rifiutati cancellare o restituire.

Chi ha fatto il lavoro apre Rapporti di lavoro sul telefono e tocca Nuovo rapporto: il cliente (i contatti bexio compaiono mentre scrive), cosa è stato fatto (diventa il titolo della fattura), la data, righe di ore alla tariffa abituale e righe di materiale, e una nota. Inviare al titolare lo mette in Serve Lei.

Il titolare sceglie poi Creare la fattura in bexio, Modificare, Rimandare con un motivo, o Nessuna fattura. I rapporti del titolare stesso saltano questo passo.

• Creare la fattura in bexio crea una bozza di fattura in bexio. La controlla lì e la emette (bexio aggiunge la QR-fattura), poi la invia al cliente da bexio. Entumo non la emette né la invia mai.
• Se bexio ha già una fattura per lo stesso cliente dello stesso giorno con lo stesso titolo o importo, non viene creato nulla e ne viene indicato il numero. Crearla comunque la crea di proposito.
• Se bexio non conferma, il rapporto viene segnato come non chiaro: guardi in bexio e indichi se la bozza c'è. Nulla viene ripetuto alla cieca.

Prima della prima fattura il titolare sceglie una volta sotto Come i rapporti diventano fatture: a nome di chi è emessa la fattura, il codice IVA, i conti di ricavo per le ore (predefinito 3400) e il materiale (predefinito 3200), prezzi con o senza IVA e la tariffa oraria abituale. Ognuno vede i propri rapporti; il titolare e chi può approvare le registrazioni vedono quelli di tutto il team.

Se il Suo team registra il tempo in bexio, MOCO, Clockify, Harvest, Toggl Track o Clockodo, colleghi l'app in Integrazioni e non dovrà più digitare le ore due volte. In Rapporti di lavoro la scheda Ore dalla registrazione del tempo elenca le ore fatturabili non ancora fatturate di un periodo (il mese scorso, questo mese, ultimi 3 mesi), una riga per cliente e progetto, mai per persona.

Creare il rapporto trasforma una riga in una bozza di rapporto: il progetto come titolo, una riga per attività alla Sua tariffa oraria abituale e il cliente abbinato a bexio dove i nomi coincidono. Controlli cliente e tariffa, poi fatturi come al solito.

Una riga già presente in un rapporto è segnata e il pulsante diventa Crearne un altro, così le stesse ore non vengono fatturate due volte. Toggl Track e bexio non registrano cosa è stato fatturato: per loro la scheda conta ogni ora fatturabile e il segno è la Sua protezione. La scheda è visibile al titolare e a chi può approvare le registrazioni.