Meine Arbeit & Braucht Sie

Meine Arbeit liest sich von oben nach unten:

• Heute in Ihren Bereichen — der nächste Schritt in jedem Teil des Unternehmens.
• Braucht Sie — jede Entscheidung, die auf Sie wartet, in einer Liste.
• In Arbeit — woran Enti und Ihre Mitarbeiter arbeiten, mit Aufgabenboard öffnen für das ganze Board.
• To-do-Liste — gemeinsame Aufgaben für die Menschen in Ihrem Unternehmen. Ein neues To-do übergibt Enti keine Arbeit; das tut erst Von einer Mitarbeiterin erledigen lassen (ein kostenpflichtiger Lauf).
• Vorschläge — nächste Schritte, die Ihr Team vorschlägt: Freigeben & starten lässt den vorschlagenden Mitarbeiter loslegen, Mache ich selbst setzt den Vorschlag auf Ihre To-do-Liste, Verwerfen lässt ihn fallen.
• Zuletzt beendet, und unter «Verlauf» alles Ältere.

Aufgabe an Enti geben oben übergibt neue Arbeit, und die Links unter dem Titel springen zu jedem Abschnitt, jeweils mit Anzahl. Inhaber finden unten zudem zusammengeklappt Heute und diese Woche: was heute geliefert wurde und was fehlschlug, und die heutigen Ausgaben in CHF. Die Zahl in der Seitenleiste zählt die Entscheidungen, die Sie noch treffen müssen.

Heute in Ihren Bereichen zeigt pro Bereich eine Zeile mit dem nächsten Schritt. Öffnen Sie eine Zeile, um den Schritt dort zu erledigen, wo er hingehört:

• Kunden — Antworten, die auf Ihr OK warten; nach zwei Tagen als verspätet markiert.
• Finanzen — der nächste Schritt bei Geld, das Kunden Ihnen schulden: ein Entscheid, eine Mahnung, eine Offerte ohne Antwort.
• Post — wartende Briefe, nur jene, die Sie sehen dürfen.
• Monatsabschluss — wo der Abschluss dieses Monats steht.
• Jahresabschluss — der Jahresabschluss-Ordner.
• Marketing — Beiträge im Content-Kalender, die auf Sie warten.
• Fristen — gesetzliche Termine in den nächsten 30 Tagen sowie Kündigungstermine von Verträgen.

Bereiche, in denen nichts wartet, werden zu einer Zeile zusammengefasst. Sie sehen nur Bereiche, die Sie öffnen dürfen: Finanzen, Jahresabschluss und Fristen brauchen Finanzzugriff; den Monatsabschluss sehen der Inhaber, die Buchungsfreigebenden und der benannte Treuhand-Prüfer. Die Leiste aktualisiert sich, wenn Sie «Meine Arbeit» öffnen oder dorthin zurückkehren; Aktualisieren fragt erneut ab.

Braucht Sie sammelt aus allen Bereichen, was auf Sie wartet: Freigaben, Rückfragen Ihrer Mitarbeiter, Vorschläge, Ihre To-dos, Belege, Rapporte, Ferienanträge und Ergebnisse, die nicht bestätigt werden konnten. Geordnet wird nach dem, was ein Ja auslöst:

• Arbeit steht still — ein Mitarbeiter wartet auf Ihre Antwort.
• Geld und Unterschriften — nur ein Inhaber entscheidet.
• Bereit zum Versand — Nachrichten und Beiträge.
• Weitere Entscheide, Ideen aus Ihrem Team und Ihre eigenen To-dos.
• Nicht bestätigt — Ergebnisse zum Prüfen.

Wählen Sie einen Punkt in der Liste und entscheiden Sie gleich daneben: mit den Gründen, einer Vorschau und den Knöpfen des Punkts. Nächster Punkt und Vorheriger Punkt gehen durch die Liste, Erste Priorität anzeigen springt zum dringendsten Punkt, und Auf eigener Seite öffnen zeigt ihn in voller Grösse. Andere Bereiche verlinken direkt auf ihren Punkt hier. Um Freigaben nach Mitarbeiter oder Art zu filtern, nutzen Sie Freigaben & Rückfragen.

Erreicht ein Mitarbeiter eine heikle oder unumkehrbare Aktion — gemäss Ihrer Richtlinie —, fragt er nach. Der Lauf wartet einige Minuten (die Freigabe-Wartezeit, einstellbar auf der Sicherheits-Seite); danach arbeitet er am Rest weiter, und die Anfrage bleibt offen — eine späte Freigabe wird trotzdem noch ausgeführt.

Entscheiden Sie dort, wo Sie der Anfrage begegnen: unter Freigaben & Rückfragen, im gelben Band eines laufenden Laufs, in einem 1:1- oder Team-Chat, im Anschluss-Chat, auf der Seite Sicherheit oder indem Sie Enti fragen. Jede Karte bietet Freigeben, Ablehnen (mit Begründung), Änderungen anfordern und bei entworfenen Nachrichten Text bearbeiten. Nach Versand, Zahlung, Signatur und Löschung folgt 10 Sekunden lang Rückgängig.

Jede Freigabe-Karte erinnert daran, dass die Aktion KI-vorbereitet ist: Prüfen Sie Inhalt, Beträge und Empfänger vor der Freigabe. Freigeben autorisiert die Aktion — die Verantwortung bleibt bei der freigebenden Person.

• Alle ähnlichen freigeben deckt die gleichartigen Aktionen dieser Aufgabe mit einer Entscheidung ab (jeder Buchungsschritt gilt als ähnlich, bei jedem Betrag).
• Nicht mehr fragen macht aus einer Entscheidung einen Dauerauftrag — gelistet unter «Daueraufträge» auf der Sicherheits-Seite und alle 90 Tage neu zu bestätigen.
• Auf der Freigaben-Seite entscheidet Alle angezeigten freigeben über eine gefilterte Liste, und gleiche Fragen mehrerer Mitarbeiter werden gruppiert — An alle senden beantwortet sie auf einmal.
• Im Kartenstapel wischen Sie nach rechts zum Freigeben oder nach links, um mit Begründung abzulehnen; Erinnere mich setzt eine Entscheidung auf Ihre To-do-Liste.
• Entscheidungsverlauf listet vergangene Entscheidungen und exportiert das Prüfprotokoll als CSV.

Jedes Mitglied kann alltägliche ausgehende Arbeit freigeben — eine E-Mail, eine Kundenantwort, einen Marketing-Beitrag, einen CRM-Eintrag. Aktionen, die Geld bewegen oder nicht rückgängig zu machen sind, sind nur für Inhaber: Geld zahlen oder bewegen, Buchhaltungseinträge schreiben, rechtsverbindliche Signaturen anfordern, Daten löschen, Berechtigungen vergeben und aus einer Entscheidung einen Dauerauftrag machen.

Eine Ausnahme: Ein Mitglied, das der Inhaber mit Darf Buchungen freigeben markiert hat (in den Einstellungen → Firma & Team → Mitglieder), darf die Buchungsschritte freigeben, die Mitarbeiter vorbereiten — nie Zahlungen, nichts, was an Kunden geht, keine Löschungen und keine Signaturen. Siehe Wer was sieht.

Ablehnen ist nie eingeschränkt — jedes Mitglied kann jede Aktion stoppen; nichts Gefährliches wartet auf eine einzelne Person.

Die Freigabe-Richtlinie gilt pro Workspace und liegt auf der Seite Sicherheit: welche Arten von Aktionen Ihre Freigabe brauchen, das Zahlungslimit pro Aktion, eine Empfänger-Freigabe- und -Sperrliste sowie die monatlichen Lauf- und Kostenlimits. Pro verbundenem Tool stellen Sie Lesen und Schreiben getrennt auf Standard, Erlauben, Zuerst fragen oder Blockieren.

Die Freigabe-Pause ist die Voreinstellung; ein Inhaber kann sie lockern — Buchungen unter einem Betrag automatisch freigeben, «Überwachen», Daueraufträge, das verdiente Vertrauen eines Mitarbeiters (Ohne Rückfrage erlauben in seiner Leistungsbilanz), «Erlauben» pro Tool. Eine Einstellung pro App hebt die Schutzmechanismen nie auf (Geheimnis- und Personendaten-Lecks, Löschungen, nicht vertrauenswürdige Web-Inhalte), und in jedem Modus, auch beim Überwachen, gelten weiterhin die Leck-Sperren, die Zahlungslimite pro Aktion und ein menschlicher Blick auf jede unumkehrbare Löschung.

Jeden Montagmorgen stellt Entumo das Montagsbriefing zusammen: was diese Woche auf Sie wartet, Ihre Liquidität und die KI-Arbeit der letzten Woche. Es listet überfällige Rechnungen, Lieferantenrechnungen, die innert 7 Tagen fällig sind, gesetzliche Fristen in den nächsten 14 Tagen, Briefe mit einer Frist in den nächsten 14 Tagen, Kundenantworten, die auf Ihr OK warten, Ihre flüssigen Mittel heute und was in den nächsten 30 Tagen erwartet wird. Es liest nur — es entscheidet nichts und kostet nichts.

Alle im Workspace erhalten eine Benachrichtigung, die es öffnet, und jede Person sieht nur die Zeilen, die sie sehen darf: Die Geldzeilen brauchen Finanzzugriff. Es geht auch an den Benachrichtigungskanal des Workspace, festgelegt in den Einstellungen: das ganze Briefing per E-Mail oder ein Link auf Slack, Teams, WhatsApp, Threema oder an einen Webhook. Montagsbriefing auf «Meine Arbeit» öffnet das Briefing an jedem Tag mit den Zahlen von heute. In einer ruhigen Woche wird nichts versendet.