Ein Workspace kennt zwei Rollen: Inhaber und Mitglied. Inhaber führen den Workspace; Mitglieder sehen und entscheiden, was ihre Arbeit braucht. Das Menü folgt diesen Regeln, und jede Seite prüft sie auf dem Server erneut.
Inhaber laden Mitglieder ein und entfernen sie, verwalten die Abrechnung und die Sicherheitseinstellungen und treffen die Entscheidungen, die sich nicht rückgängig machen lassen. Alle teilen dasselbe KI-Team, dieselben Läufe und Credits. Personen einladen und Rollen ändern Sie in den Einstellungen → Firma & Team → Mitglieder; eine separate Admin-Rolle gibt es nicht. Wer was freigeben darf, steht unter Meine Arbeit & Braucht Sie.
Eine Zeile, die ein Mitglied nicht öffnen kann, fehlt in seinem Menü, und auch die Seite selbst verweigert den Zugriff. Mit Bereiche wählen blendet ein Inhaber ungenutzte Bereiche für alle aus — siehe Erste Schritte.
In den Einstellungen → Firma & Team → Mitglieder kann ein Inhaber ein Mitglied mit Darf Buchungen freigeben markieren; dafür wird das Passwort des Inhabers erneut verlangt. Dieses Mitglied darf dann die Buchungen freigeben, die Ihre Mitarbeiter vorbereiten — anlegen, anhängen, buchen, ausstellen, umbenennen — und kann Finanzen und Fristen öffnen. Nie Zahlungen, nichts, was an Kunden geht, keine Löschungen und keine Signaturen.
Unter Integrationen hat jede verbundene App eine Zugriffsstufe: Nur lesen (Mitarbeiter können nachschlagen, aber nichts ändern), Lesen & schreiben (Löschen wird verweigert) oder Voll (inkl. Löschen), wobei ein Löschen weiterhin auf Ihre Freigabe wartet. Eine App ohne festgelegte Stufe hat «Voll». Nur ein Inhaber ändert die Stufe, und eine Erhöhung verlangt erneut das Passwort. Ein Schritt, den die Stufe blockiert, wird verweigert und ändert nichts, und der Mitarbeiter sagt, weshalb.