Finanzen: Geld erhalten und Rechnungen zahlen

Finanzen steht in der Seitenleiste unter Geld & Verwaltung. Die Seite öffnet sich für die Inhaberin oder den Inhaber des Workspace und für Mitglieder mit Darf Buchungen freigeben; alle anderen sehen die Zeile nicht und nutzen stattdessen Belege & Spesen und Post (siehe Belege, Spesen und Post).

Die Reiter:

• Heute, Fälle und Bezahlt — das Geld, das Kunden Ihnen schulden, von der Offerte bis zur Zahlung.
• Rechnungen zahlen — Lieferantenrechnungen, die Zahlungsdatei für Ihre Bank und der Auszug, der sie als bezahlt markiert.
• Belege & Spesen — die Spesen aller (beschrieben in Belege, Spesen und Post).
• Verträge — Kündigungsfristen für Miete, Versicherungen, Leasing und Abos.
• Liquidität — die Liquiditätsvorschau der nächsten Wochen.
• Jahresabschluss — der Ordner für Ihren Treuhänder.
• Einrichten — bexio verbinden und die Routinen für Mahnungen und Offerten einschalten.

Die meisten Reiter lesen Ihre bexio-Buchhaltung bei jedem Öffnen; im Hintergrund wird nichts abgefragt. Belege & Spesen und Verträge funktionieren auch ohne bexio. KLARA, CashCtrl und Smallinvoice werden hier noch nicht angezeigt; Ihre Mitarbeiter arbeiten weiterhin damit.

Jede Offerte und Rechnung in bexio ist ein Fall in genau einem Schritt: Offerte offen, Angenommen, Verrechnet, Überfällig, Bei Ihnen (nach der letzten Mahnung unbezahlt), Bezahlt oder Abgelehnt. Fälle zeigt sie als Tafel; Heute zeigt eine Karte nach der anderen, daneben die übrigen Dokumente der Kundschaft.

• Eine Mahnung oder Kundennachricht, die Ihr Mitarbeiter entworfen hat, wartet auf ihrer Karte: Freigeben oder Ablehnen direkt dort. Es ist dieselbe Entscheidung wie in den Freigaben, mit denselben Regeln.
• Eine angenommene Offerte bietet Rechnungsentwurf erstellen: Nachdem Sie Kunde und Betrag bestätigt haben, kopiert bexio die Offerte in einen Rechnungsentwurf. Nichts wird ausgestellt oder versendet.
• Nicht jetzt springt nur zur nächsten Karte; es ändert nichts.

Unter Einrichten starten Mahnwesen einrichten und Nachfassen einrichten die beiden Routinen, die Mahnungen und Nachfass-Nachrichten für Sie entwerfen. Die Mahnstufen legen die Mindestzahl Tage zwischen zwei Mahnungen fest und die Kundschaft, die nie gemahnt wird. Jede Mahnung braucht weiterhin Ihre Freigabe.

Ist eine Rechnung nach der letzten Mahnung noch unbezahlt, bietet ihre Karte Betreibung vorbereiten. Entumo erstellt das Datenblatt für das Betreibungsbegehren (Art. 67 SchKG) aus dem bexio-Eintrag, ganz ohne KI:

1. Gläubiger — Ihre Firma, wie bexio sie kennt.
2. Schuldner — der bexio-Kontakt und der Betreibungsort (Wohnsitz oder Sitz).
3. Forderung — der offene Betrag in CHF mit 5 % Verzugszins und dem Tag, ab dem er läuft; eine andere Währung wird zum ESTV-Kurs umgerechnet oder bleibt mit Begründung offen.
4. Forderungsurkunde — Rechnungsnummer und -datum.

Das Blatt zeigt auch den Kostenvorschuss, den Kalender bei Einreichung heute und Hinweise (Schuldner im Ausland, Handelsregister, Verjährung, Teilzahlungen). Drucken Sie es oder Alle Felder kopieren, und reichen Sie es selbst beim Betreibungsamt oder online über eSchKG / EasyGov ein; Entumo reicht nichts ein. Tragen Sie danach den Tag unter Betreibung eingereicht am ein: Der Fall verlässt Heute, und seine Zeile zeigt das Datum.

Rechnungen zahlen zeigt Ihre bexio-Lieferantenrechnungen in vier Spalten: Zu prüfen (Entwürfe, mit einem Buchungsschritt, den ein Mitarbeiter vorbereitet hat), Zu zahlen (überfällig, in 7 Tagen fällig, später), Bei der Bank und Bezahlt.

1. Haken Sie die Rechnungen an und drücken Sie Zahlungsdatei erstellen. Entumo prüft den Total, den Sie bestätigen, und erstellt eine pain.001-Datei aus den Rechnungsdaten (Empfänger, IBAN, Referenz).
2. Laden Sie die Datei in Ihrem E-Banking hoch und geben Sie sie dort frei. Eine Rechnung in einer Datei bleibt aus jeder anderen Datei draussen, so wird nichts doppelt bezahlt; eine nie hochgeladene Datei lässt sich zurückziehen.
3. Später Kontoauszug prüfen: Laden Sie die camt-Datei hoch, Entumo belegt jede Zahlung über Referenz und exakten Betrag und erfasst sie auf Ihren Klick in bexio (nur CHF).

Eine Rechnung, die mit einer freien Mitteilung bezahlt wurde, lässt sich nicht allein über den Betrag belegen; erfassen Sie sie von Hand. Dateien erstellen und Zahlungen erfassen darf nur die Inhaberin oder der Inhaber.

Liquidität zeigt, was Sie heute haben und wie Ihr Kontostand in 30, 60 und 90 Tagen aussieht, alles aus bexio gelesen und von Code berechnet:

• Heute — Ihre flüssigen Mittel (Konten 1000–1099), pro Konto mit dem letzten Buchungstag.
• Eingänge — offene Rechnungen an ihrem Fälligkeitsdatum.
• Lieferantenrechnungen — offene Rechnungen an ihrem Fälligkeitsdatum oder am Ausführungstag der Zahlungsdatei, in der sie stecken.
• Löhne — der Durchschnitt der Löhne, die in den letzten drei vollen Monaten gebucht wurden.

Was sich nicht datieren lässt, wird gezeigt, aber nicht gezählt: überfällige Rechnungen (mit einer zweiten Zahl für den Fall, dass sie bezahlt würden), andere Währungen, alles, was nach 90 Tagen fällig ist. Eine Zahl, die nicht gelesen werden konnte, heisst nicht verfügbar, nie CHF 0. Ein 13. Monatslohn oder eine quartalsweise Sozialversicherungsrechnung wird nicht separat verteilt. Der Reiter liest nur; nichts wird gebucht.

Miet-, Versicherungs-, Leasing-, Telefon- und Softwareverträge verlängern sich von selbst, wenn Ihre Kündigung nicht rechtzeitig bei der Gegenseite eintrifft. Verträge behält die Daten für Sie im Blick.

1. Vertrag erfassen: der letzte Tag der laufenden Laufzeit, die Kündigungsfrist in Monaten, ob er sich verlängert oder endet, und wie früh Sie erinnert werden möchten (14, 30, 60 oder 90 Tage).
2. Entumo zeigt den letzten Tag, an dem Ihre Kündigung eintreffen muss. Schicken Sie sie ein paar Tage früher eingeschrieben.
3. Wenn es so weit ist: Kündigung verschickt, Behalten (keine Erinnerung mehr für diese Laufzeit) oder Kündigungsschreiben entwerfen, das Enti mit vorausgefülltem Auftrag öffnet. Nichts wird gesendet, bevor Sie auf Senden drücken.

Nichts wird geraten: Ohne Enddatum oder Kündigungsfrist gilt der Vertrag als unvollständig. Mit verbundenem bexio schlägt der Reiter Verträge aus Lieferantenrechnungen vor, die monatlich, quartalsweise oder jährlich wiederkehren; Kein Vertrag blendet einen Vorschlag für immer aus. Die Erinnerungen erscheinen unter Fristen und im Heute-Streifen auf Meine Arbeit.

Jeden Januar fragt Ihr Treuhänder nach denselben Unterlagen. Jahresabschluss macht aus dieser Anfrage eine Liste, die Sie über die Wochen füllen: Bank- und Kreditkartenauszüge, Kassenbestand, offene Kundenrechnungen, offene Lieferantenrechnungen, Belege und Spesen, Warenlager, angefangene Arbeiten, grössere Anschaffungen, neue Verträge und Darlehen sowie Lohnunterlagen.

• Laden Sie Dateien hoch, tippen Sie einen Betrag ein oder bestätigen Sie, was Entumo aus bexio und den Belegen gelesen hat (Stand heute, und der Ordner sagt das).
• Markieren Sie, was nicht zutrifft, als Nicht nötig, und geben Sie jedem Punkt bei Bedarf eine Notiz für Ihren Treuhänder mit.
• Dateien liegen im Finanz-Ordner des Jahres; wer eine Datei von einem Punkt entfernt, löscht sie nie.

Ist alles bereit, drückt die Inhaberin oder der Inhaber An Treuhänder übergeben: Der Ordner geht als Prüfung an ihn, die er abzeichnet oder zurückschickt. Er muss Mitglied des Workspace sein. Ab 14 Tagen vor dem Ende Ihres Geschäftsjahres erscheint eine Erinnerung auf Meine Arbeit.