Finances : être payé et payer les factures

Finances se trouve sous Argent & administration dans la barre latérale. La page s'ouvre pour le titulaire de l'espace de travail et pour les membres marqués Peut approuver les écritures ; les autres ne voient pas la ligne et utilisent Justificatifs & frais et Courrier (voir Justificatifs, frais et courrier).

Les onglets :

• Aujourd'hui, Dossiers et Payé — l'argent que vos clients vous doivent, de l'offre au paiement.
• Factures à payer — les factures fournisseurs, le fichier de paiement pour votre banque et le relevé qui les marque payées.
• Justificatifs & frais — les frais de chacun (décrits dans Justificatifs, frais et courrier).
• Contrats — les délais de résiliation du loyer, des assurances, du leasing et des abonnements.
• Trésorerie — la prévision de trésorerie des prochaines semaines.
• Clôture — le dossier pour votre fiduciaire.
• Configuration — connecter bexio et activer les routines de rappels et de relances d'offres.

La plupart des onglets lisent votre comptabilité bexio à chaque ouverture ; rien n'est interrogé en arrière-plan. Justificatifs & frais et Contrats fonctionnent aussi sans bexio. KLARA, CashCtrl et Smallinvoice ne sont pas encore affichés ici ; vos collaborateurs continuent de travailler avec eux.

Chaque offre et facture dans bexio est un dossier à une seule étape : Offre envoyée, Acceptée, Facturé, En retard, Chez vous (impayée après le dernier rappel), Payé ou Refusée. Dossiers les montre en tableau ; Aujourd'hui montre une carte à la fois, avec les autres documents du client à côté.

• Un rappel ou un message client rédigé par votre collaborateur attend sur sa carte : Approuver ou Refuser directement là. C'est la même décision que dans Validations, avec les mêmes règles.
• Une offre acceptée propose Créer le brouillon de facture : après votre confirmation du client et du montant, bexio copie l'offre dans un brouillon de facture. Rien n'est émis ni envoyé.
• Pas maintenant passe seulement à la carte suivante ; cela ne change rien.

Sous Configuration, Configurer les rappels et Configurer les relances lancent les deux routines qui rédigent pour vous rappels et relances. Les Niveaux de rappel fixent le nombre minimum de jours entre deux rappels et les clients jamais relancés. Chaque rappel reste soumis à votre approbation.

Quand une facture reste impayée après le dernier rappel, sa carte propose Préparer la poursuite. Entumo établit la fiche de la réquisition de poursuite (art. 67 LP) à partir de l'enregistrement bexio, sans aucune IA :

1. Créancier — votre entreprise telle que bexio la connaît.
2. Débiteur — le contact bexio et le for de la poursuite (domicile ou siège).
3. Créance — le montant ouvert en CHF avec 5 % d'intérêt moratoire et le jour où il commence ; une autre monnaie est convertie au cours de l'AFC ou reste ouverte avec la raison.
4. Titre de la créance — le numéro et la date de la facture.

La fiche montre aussi l'avance de frais, le calendrier si vous déposez aujourd'hui et des mises en garde (débiteur à l'étranger, registre du commerce, prescription, paiements partiels). Imprimer la fiche ou Copier tous les champs, puis la déposer vous-même à l'office des poursuites ou en ligne via eSchKG / EasyGov ; Entumo ne dépose rien. Ensuite, saisissez le jour sous Poursuite déposée le : le dossier quitte Aujourd'hui et sa ligne indique la date.

Factures à payer montre vos factures fournisseurs bexio en quatre colonnes : À vérifier (brouillons, avec l'étape de comptabilisation qu'un collaborateur a préparée), À payer (en retard, échues dans 7 jours, plus tard), À la banque et Payées.

1. Cochez les factures et appuyez sur Créer le fichier de paiement. Entumo vérifie le total que vous confirmez et crée un fichier pain.001 à partir des factures (bénéficiaire, IBAN, référence).
2. Téléversez le fichier dans votre e-banking et validez-le là. Une facture dans un fichier reste hors de tout autre fichier, rien n'est donc payé deux fois ; un fichier jamais téléversé peut être retiré.
3. Plus tard, Vérifier un relevé bancaire : téléversez le fichier camt, Entumo prouve chaque paiement par la référence et le montant exact, puis l'enregistre dans bexio sur votre clic (CHF seulement).

Une facture payée avec un message libre ne peut pas être prouvée par le seul montant ; enregistrez-la à la main. Créer des fichiers et enregistrer des paiements est réservé au titulaire.

Trésorerie montre ce que vous avez aujourd'hui et votre solde dans 30, 60 et 90 jours, le tout lu dans bexio et calculé par du code :

• Aujourd'hui — vos liquidités (comptes 1000–1099), par compte avec son dernier jour de comptabilisation.
• Entrées — les factures ouvertes à leur échéance.
• Factures fournisseurs — les factures ouvertes à leur échéance, ou au jour d'exécution du fichier de paiement qui les contient.
• Salaires — la moyenne des salaires comptabilisés sur les trois derniers mois complets.

Ce qui ne peut pas être daté est montré mais pas compté : les factures en retard (avec un second chiffre s'ils étaient payés), les autres monnaies, tout ce qui échoit après 90 jours. Un chiffre illisible s'affiche indisponible, jamais CHF 0. Un 13e salaire ou une facture trimestrielle d'assurances sociales n'est pas réparti à part. L'onglet ne fait que lire ; rien n'est comptabilisé.

Les contrats de loyer, d'assurance, de leasing, de téléphone et de logiciels se renouvellent d'eux-mêmes si votre résiliation n'arrive pas à temps chez l'autre partie. Contrats garde les dates pour vous.

1. Ajouter un contrat : le dernier jour de la durée en cours, le délai de résiliation en mois, s'il se renouvelle ou se termine, et quand vous rappeler (14, 30, 60 ou 90 jours avant).
2. Entumo indique le dernier jour où votre résiliation doit arriver. Envoyez-la en recommandé quelques jours plus tôt.
3. Le moment venu : Résiliation envoyée, Le garder (plus de rappel pour cette durée) ou Rédiger la lettre de résiliation, qui ouvre Enti avec la demande préremplie. Rien n'est envoyé avant que vous appuyiez sur envoyer.

Rien n'est deviné : sans date de fin ni délai de résiliation, le contrat apparaît incomplet. Avec bexio connecté, l'onglet propose des contrats tirés de factures fournisseurs qui reviennent chaque mois, trimestre ou année ; Pas un contrat en masque un pour de bon. Les rappels apparaissent dans Délais et dans la bande Aujourd'hui de Mon travail.

Chaque janvier, votre fiduciaire demande les mêmes documents. Clôture transforme cette demande en une liste que vous remplissez au fil des semaines : relevés bancaires et de cartes de crédit, caisse, factures clients ouvertes, factures fournisseurs ouvertes, justificatifs et frais, stock, travaux en cours, achats importants, nouveaux contrats et prêts, et documents salariaux.

• Téléversez des fichiers, saisissez un montant ou confirmez ce que Entumo a lu dans bexio et dans les justificatifs (à la date du jour, et le dossier le dit).
• Marquez ce qui ne s'applique pas comme Pas nécessaire, et ajoutez au besoin une note pour votre fiduciaire à chaque point.
• Les fichiers sont rangés dans le dossier Finances de l'année ; retirer un fichier d'un point ne le supprime jamais.

Quand tout est prêt, le titulaire appuie sur Remettre à la fiduciaire : le dossier lui parvient comme une révision qu'elle valide ou renvoie. Elle doit être membre de l'espace de travail. Dès 14 jours avant la fin de votre exercice, un rappel apparaît sur Mon travail.