Deux portes que tout le monde dans l'espace de travail peut utiliser : Justificatifs & frais pour tout ce qui a été payé pour l'entreprise, et Courrier pour chaque lettre qui arrive. On photographie avec le téléphone, Entumo lit, et le titulaire ne voit que ce qui demande une décision.
Justificatifs & frais est conçu pour le téléphone. Photographier un justificatif ouvre le scanner de documents ; Téléverser un fichier accepte une image ou un PDF.
Votre liste montre À compléter, En attente d’accord et Approuvés. Lire un justificatif consomme un peu de vos crédits, comme toute étape d'IA ; si la lecture ne peut pas se faire, le formulaire le dit et vous saisissez les champs.
Le titulaire décide dans À traiter sur Mon travail, ou dans Finances → Justificatifs & frais, qui montre les frais de chacun en colonnes : À approuver, Justificatif demandé, À rembourser, À trouver sur le relevé et Réglés.
Les membres avec Peut approuver les écritures voient les colonnes et l'export ; seul le titulaire décide.
La même vérification du relevé liste les paiements qui n'ont pas encore de justificatif. Pour chacun, choisissez qui a payé (Entumo propose la personne interrogée en dernier pour le même texte bancaire) ou Pas de justificatif nécessaire pour le loyer, les salaires et les factures payées, puis demandez.
La personne reçoit un e-mail et voit le justificatif manquant en haut de Justificatifs & frais :
La colonne Justificatif demandé regroupe les demandes ouvertes par personne, avec le temps d'attente, et un bouton qui relance la personne par e-mail (au plus une fois par jour et par demande) ; celles qui vous sont rendues proposent Demander à quelqu'un d'autre, Je l'ajoute moi-même ou Pas de justificatif nécessaire. Il n'y a pas de relance automatique.
Courrier reçoit chaque lettre arrivée sur papier. Photographier une lettre (ou Charger un fichier, une image ou un PDF jusqu'à 4 MB), et Entumo lit la section paiement QR localement, puis lit la lettre une fois pour dire ce que c'est, qui l'a envoyée, les dates et le montant. Chaque valeur lue est marquée pour que vous la vérifiiez.
Chaque type reçoit une prochaine étape :
À traiter liste les lettres ouvertes, les plus urgentes d'abord ; Traitées garde les 90 derniers jours. Chaque lettre est classée dans Finances → Courrier. Une lettre n'est visible que pour la personne qui l'a saisie, le titulaire et les membres avec Peut approuver les écritures.
Un commandement de payer fait courir un délai d'opposition de 10 jours dès le jour de sa notification, que quelqu'un l'ait noté ou non. C'est pourquoi il reste en haut du Courrier jusqu'à ce que vous saisissiez le jour où il vous a été remis, le canton et le type de poursuite.
Entumo ne prend jamais la date dans la lettre. Vous voyez un aperçu du délai avant d'enregistrer, et des rappels suivent par défaut. Le délai apparaît ensuite dans Délais et sur Mon travail. Pour décider de faire opposition ou non, la lettre propose Aide pour décider.